Groupware muss leisten, das Arbeiten
koordiniert werden können.
So muss der Datenfluss, die Funktion, die Interaktion oder die Kommunikation innerhalb einer Organisationsstruktur verwaltet werden. Darüber hinaus müssen Absprachen bzw. Konferenzen möglich sein, sowohl geplant als auch ad hoc.
Wichtig ist, dass während der Konferenz auch direkt Dokumente zwischen den Konferenzteilnehmern ausgetauscht werden können. Ebenso kann nur sinnvoll in einer Gruppe gearbeitet werden, wenn mehrere Gruppenmitglieder gleichzeitig an der zu lösenden Aufgabe arbeiten können.
Zur Realisierung dieser Anforderungen, besonders im Hinblick auf die zeitliche und/oder räumliche Distanz, wird Groupware vor allem als verteilte Anwendung mit einer zentralen Datenbasis realisiert.
Die Koordination
Unabhängig von der konkreten Anwendung liegen die Daten somit auf einem zentralen Computer von dem sie durch die Anwendung aufgerufen, in der gewünschten Form dargestellt und gegebenenfalls zurück geschrieben werden. Ganz gleich ob im Büro, Haus oder Hotel. Es baut sich verbesserte Effektivität und eine Reihe von Vorteilen durch Zusammenarbeit auf. 